一、文件資料管理制度

1、總則

為保證項(xiàng)目施工現(xiàn)場(chǎng)使用的文件和資料得到有效管理，特制定本制度

2、適用范圍

本制度適用于對(duì)公司實(shí)施項(xiàng)目管理體系要求所形成的全部文件和資料，包括適當(dāng)范圍的外來(lái)文件和資料的管理

3、職責(zé)

⑴經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)組織貫徹實(shí)施本制度

⑵經(jīng)理辦公室綜合檔案室負(fù)責(zé)公司項(xiàng)目掛你文件的收發(fā)，文件和資料的貯存和管理

⑶各職能部門(mén)負(fù)責(zé)職責(zé)范圍內(nèi)支持性文件和資料以及作業(yè)指導(dǎo)書(shū)的編制、發(fā)放、更改的控制和管理

⑷項(xiàng)目經(jīng)理部負(fù)責(zé)對(duì)接收的文件、資料和施工過(guò)程中形成記錄的控制和管理

4、文件資料的編制與審批

⑴各職能部門(mén)按項(xiàng)目管理職責(zé)編制相應(yīng)文件

⑵文件擬稿要求一律使用碳素墨水或藍(lán)黑墨水，字跡清楚

⑶文件底稿應(yīng)保留，并附在一份印制的文件后面由經(jīng)理辦公室綜合檔案室存檔備查

⑷項(xiàng)目管理職能部門(mén)編制的支持性文件，由職能部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)審批，必要時(shí)，由公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。納入公司項(xiàng)目管理體系支持性文件范圍的國(guó)家法律以及上級(jí)部門(mén)頒發(fā)的有關(guān)管理辦法、文件等，唷各職能部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)確定

⑸文件和資料內(nèi)容需進(jìn)行更改，由制定該文件的部門(mén)負(fù)責(zé)實(shí)施。文件和資料經(jīng)多次或大面積內(nèi)容更改后，要重新印制

⑹文件和資料更改的審批由原審批部門(mén)或人員進(jìn)行。若指定其他部門(mén)或人員審批時(shí)，該部門(mén)或人員要獲得原審批部門(mén)或人員所依據(jù)的有關(guān)背景資料。禁止未經(jīng)授權(quán)和批準(zhǔn)的任意更改

⑺文件更改時(shí)，與更改文件有關(guān)的其他文件的相關(guān)內(nèi)容必須同時(shí)修改，以保證相關(guān)文件的有效性

⑻各職能部門(mén)編制〈文件修改記錄〉，記錄文件的修改情況

⑼對(duì)項(xiàng)目管理體系有效運(yùn)行起重要作用的各個(gè)工作場(chǎng)所，都得使用相應(yīng)文件的有效版本，及時(shí)撤出作廢文件

5、文件資料登記、發(fā)放和回收

1）文件和資料登記

項(xiàng)目管理職能部門(mén)、項(xiàng)目經(jīng)理部的資料員按文件編號(hào)、文件名稱等項(xiàng)目，填寫(xiě)〈受控文件清單〉。項(xiàng)目經(jīng)理部與業(yè)主、設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位之間涉及工程項(xiàng)目的來(lái)往函件也要進(jìn)行登記，按本單位實(shí)際情況對(duì)文件、資料分門(mén)別類進(jìn)行登記

2）文件的收發(fā)

⑴文件餓發(fā)放范圍，由該文件的批準(zhǔn)人決定。資料員按規(guī)定發(fā)放，收文人員必須在〈發(fā)放回收登記表〉上簽字，以便備查

⑵項(xiàng)目經(jīng)理部需要分發(fā)的文件和資料，如目標(biāo)、指標(biāo)及管理方案等，由主管領(lǐng)導(dǎo)確定發(fā)放范圍，資料員負(fù)責(zé)發(fā)放，并填寫(xiě)〈發(fā)放回收登記表〉

⑶各職能部門(mén)下發(fā)的支持性文件應(yīng)及時(shí)通知公司經(jīng)理辦公室綜合檔案室

3）文件資料的回收

⑴資料員對(duì)被替代或作廢、失效文件和資料，按發(fā)放范圍及時(shí)回收，并在〈發(fā)放回收登記表〉上注明回收日期

⑵資料員對(duì)調(diào)離本單位人員領(lǐng)取的文件和資料予以回收

⑶項(xiàng)目經(jīng)理部解體時(shí)，各職能部門(mén)對(duì)其領(lǐng)用的文件和資料予以回收

6、文件和資料的存檔

⑴項(xiàng)目管理職能部門(mén)和項(xiàng)目經(jīng)理部的資料員每半年檢查一次在用文件和資料的有效性，并將檢查結(jié)果報(bào)送公司經(jīng)理辦公室綜合檔案室

⑵作為資料留存的作廢文件和資料，由資料員將其及時(shí)交回公司經(jīng)理辦公室綜合檔案室，并在登記此文件的相關(guān)表格上標(biāo)識(shí)出“該文件作廢”字樣。該文件由發(fā)放部門(mén)銷毀

⑶經(jīng)理辦公室綜合檔案室保管體系管理文件和職能部門(mén)移交的全部文件和資料

⑷綜合檔案室于次年一季度前收回替代或作廢、失效的管理文件。填寫(xiě)〈文件銷毀（留用）申請(qǐng)表〉，報(bào)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后統(tǒng)一銷毀。

附表：

?????????????? 受控文件清單??????????????????????? 附表11-12

注：文件作廢或換版時(shí)，在備注欄中注明。